quarta-feira, 6 de julho de 2011

Administrando o tempo...

O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.
Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.

Planejamento do tempo

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:
No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :–)
No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo. A primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nestes casos eu observo:
Resultados. Procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:
Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
O significado de cada coluna:
Atividade. O que deve ser feito; 

Prazo. A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe; 

Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado; 

Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe; 

Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação; 

Completado. Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Juntando tudo

Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.
Porque vai estar se colocando desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor. [Webinsider]

Sobre o autor

Renato Fridschtein (info@meio.ws) é consultor sobre recursos de marketing

5 comentários:

  1. Oi Ira! ah, o meu blog está com sorteio, passa por lá! Tb está agora no orkut, facebook e twitter, através do blog vc é direcionada. Beijinhos, Nane www.vovoqueensinou.blogspot.com

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  2. Ira,
    Tô precisando seguir essa aula, administrar meu tempo!rsrs
    Com tantas coisas pra fazer, tem vezes que eu gostaria que meu tempo se estendesse mais...está faltando o tal "PLENEJAMENTO"!!!!
    BJINHA minha menina

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  3. oie amiga. boa noite!
    recebi seu recadinho vim correndo te visitar e conhecer melhor seu cantinho. adorei seu comentario kkk visitando as cozinhas alheias kkkk espero por sua visita mais vezes ok bjs

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  4. Olá, Ira,

    Vim retribuir a visita e achei este post bem apropriado! O tempo é vida e desperdiçá-lo é o mesmo que desperdiçar a vida, rsrs.

    Beijoca!

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  5. Oi Ira, estou passando por aqui pra te agradeçer a visita ao meu blog. Já estou te seguindo e adorei o seu blog. Eu costumo dizer que quando estava trabalhando conseguia fazer tudo. Hoje não consigo administrar meu tempo e parece que acaba o dia e não fiz nada....srsrsr
    bjs e obrigada por me seguir

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"Toda pessoa por quem temos carinho e que de alguma forma faz parte da nossa vida, é de todas as formas, insubstituível.
Brunekkkah."

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